Case Koninklijk concertgebouw
Het Koninklijke concertgebouw van Amsterdam wordt gerekend tot de belangrijkste concertzalen ter wereld en kent een brede programmering van hoog niveau. Vandaag de dag voert een professioneel en gedreven team de regie over de evenementen, faciliteiten, praktische organisatie en communicatie. Ook de borging van maximale veiligheid innoveert mee, waarin toegangscontrole prominente aandacht heeft.
Locatie: Amsterdam
Type Project: Commercieel
Over het Koninklijke concertgebouw
Eén van de concertgebouwen met de beste akoestiek ter wereld is gevestigd in het bruisende Amsterdam. Het Koninklijk Concertgebouw wordt dan ook gerekend tot de belangrijkste concertzalen ter wereld en kent een brede programmering van hoog niveau.
Jaarlijks beleven 700.000 bezoekers hier een unieke ervaring, verdeeld over meer dan 900 activiteiten. Het Concertgebouw is geopend op 11 april 1888 en gebouwd naar het ontwerp van Dolf van Gendt. Het stond destijds buiten de stadsmuren van Amsterdam, iets wat wij ons op dit moment niet meer kunnen voorstellen.
Honderd jaar later heeft een grootscheepse verbouwing geresulteerd in de toevoeging van een enorme kelder en een aanbouw, opgetrokken uit glas. Achter de historische architectuur en culturele waarde vinden we een hedendaagse organisatie die dagelijks het podium biedt aan internationaal talent.
Laurien van Straalen, Coordinator of Building Management, Facilities, and Technology, is in charge of these efforts; she shares the recent developments implemented in collaboration with Salto. Joining her is Ricardo Frazao of FBO B.V. in Amsterdam, a valued Salto Business Partner.
“Als je gaat denken vanuit het mechanisch sleutelplan zoals die er altijd geweest is, wordt het enorm ingewikkeld. Online beheer van toegangscontrole werkt echt anders. Dat vraagt daarom als eerste om een andere denkwijze, namelijk die vanuit een elektronisch sleutelplan. Als je dat als uitgangspunt neemt, is het inrichten van groepen en zones binnen de toegangscontrole ineens een stuk eenvoudiger. Strategisch gezien zijn we elke deur langsgegaan om er vervolgens ook een goed beleid op te kunnen maken.”
Laurien van Straalen
Coördinator gebouwbeheer, facilities en techniek bij het Koninklijk Concertgebouw
De uitdaging
In 2018 begon Laurien haar carrière binnen het Koninklijk Concertgebouw met een scriptie vanuit haar studie Facility Management. Eén van de onderdelen die haar aandacht kreeg was veiligheid en toegangscontrole. Laurien schetst: “Binnen het gebouw beschikten we altijd al over een portier en er was wel een fysiek sleutelplan. Echter had de portier vanuit zijn of haar positie geen accuraat overzicht op de buitenschil van het pand. Daar was altijd een fysieke wandeling rondom het gebouw voor nodig. Overdag zijn alle deuren officieel dicht, maar dit was alleen fysiek te controleren. Om meer controle te hebben, kwam de wens om online sloten te realiseren.”
Ricardo vult aan: “De kernvraag bij een dergelijke situatie is altijd: waarom wil je iets bereiken? In dit geval dus het goed dichtzetten van de buitenschil van het pand. Van daaruit kun je het vraagstuk concreet gaan voeden met oplossingen en vervolgens een juist advies geven. Het helpt ook om het installatieproces te faseren, zo blijft het voor elke partij overzichtelijk werken.”
De volgende stap was het in kaart brengen van het volledige gebouw met alle deuren en vooral ook de toepassingen die erbij horen. De buitenschil moest doorontwikkeld worden om gebruiksklaar te zijn voor deze optimalisatieslag. Om dat zo goed mogelijk in te richten, werd de denkwijze van ‘vroeger’ achter zich gelaten; het vroeg om een andere aanpak.
De oplossing
Het Concertgebouw telt inmiddels 329 SALTO sloten, van de wandlezers tot de cilinders, beslagen en hangsloten. Een groot gedeelte hiervan was er al sinds 2017, dat was alleen een offline-oplossing. Het schiep al wel een basis om de actuele behoefte, namelijk het online maken, verder in te vullen.
Allereerst zijn er 15 zones en 50 gebruikersgroepen vastgesteld. Denk hierbij aan afdelingen zoals facilitair, ICT, horeca, marketing, maar ook de liften, serverruimtes en technische ruimtes. Deze laatstgenoemde ruimtes zijn belangrijke ruimtes voor de bedrijfsvoering. Voorheen was hier minder secure toegangscontrole op mogelijk omdat dit offline was, maar dat was wel zeer wenselijk. Nu is dat bijvoorbeeld perfect opgenomen in de online software.
“Denk maar eens mee: een orkest telt al snel honderd tot honderdvijftig musici. Vervolgens heb je ons personeel, de leveranciers, bezoekers en externe medewerkers eromheen.” tekent Laurien denkbeeldig verder uit. “Als er dan elke dag minimaal twee concerten of activiteiten zijn, dan is het een enorme uitdaging om het overzicht te bewaken zonder een online beheersysteem zoals we nu geïnstalleerd hebben.”
Ricardo: “We hebben een specifiek netwerk aangelegd voor het SALTO systeem, het zit in een eigen patchkast. Zo geven we de maximale garantie dat het blijft functioneren, ook als er op een ander technisch onderdeel binnen het gebouw een storing zou ontstaan. De algehele beveiliging van het Concertgebouw is door deze oplossing duidelijk naar een hoger plan getild en het kost ook nog eens veel minder uren fysieke controles aan de buitendeuren.”
Volgens Laurien reikt de SALTO oplossing ook verder: “Een feature van SALTO waar we ook gebruik van gaan maken is Graphical Mapping. De portier kan op deze manier vanaf zijn positie zien welke toegangsdeuren open of dicht zijn en of ze ook echt op slot zijn. Dat dit binnen SALTO zelf mogelijk is, is voor ons een meerwaarde. Zo hebben we namelijk vanaf één positie real-time inzicht op de buitenschil.”
Daarnaast testen ze momenteel met tags in de vorm van telefoonstickers en armbandjes. Zeker wanneer collega’s vaak de handen vol hebben, biedt dat bijvoorbeeld meerwaarde in het dagelijkse gebruik van de deuren en liften.
Het facilitaire team, waar ook de technische dienst onder valt, is voortdurend bezig met nieuwe ontwikkelingen. Zo is ‘smart building software’ een belangrijk thema, mede door het vergroenen van Het Concertgebouw. Van klimaatinstallaties tot verlichting, het boekingssysteem en de toegangscontrole.
Laurien: “Het perfecte plaatje zou zijn, dat het allemaal naadloos op elkaar is aangesloten. Wanneer er online een boeking voor een bepaalde zaal op een specifiek tijdstip gedaan wordt, zouden we die groep musici de toegang willen geven tot de ruimtes die bij de betreffende boeking horen. Volledig geautomatiseerd, samen met de klimaatinstallaties en het licht. Om zo efficiënt en groen mogelijk de ruimtes te beheren. Zo kan er door het eigen team nog meer aandacht zijn voor de musici en de bezoekers. Het praktische proces speelt zich dan zoveel mogelijk online af, al is hier nog een lange weg voor te gaan.”